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[KBR] 簡報前言

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首先我想把一個觀念先講清楚

"簡報" (presentation) 跟 "投影片" (slides) 是完全不一樣的東西

簡報是一種宣傳, 一種展示, 而投影片只是其輔助媒介

厲害的人沒有投影片照樣可以做出很棒的簡報 (例如一場精采的戶外演講)

而即使沒有簡報的動作, 投影片也照樣可以應用在各種展示功能場合

兩者可以是相互依賴, 又可以是各自獨立的關係



關於簡報﹑簡報者和投影片之間的相互關係

可以套用一個常見的表格來解說, 這個表格非常好用

凡是有主從關係或合作關係的任何兩樣人事物都可以代進去



簡報好的簡報者差的簡報者
好的投影片相得益彰
精采絕倫魚目混珠
暴殄天物
差的投影片真材實料
瑕不掩瑜垃圾
xyz

我個人覺得, 一個好的簡報者固然可能需要諸多後天的訓練及環境培養

最重要的一點還是需要天份, 有人天生就能講得邏輯清楚﹑脈絡分明還幽默風趣

而要做出一份足以與其相匹配的投影片, 其所需要的天份更是千載難逢

換句話說想要遇到一場真正精采絕倫的簡報實在是萬中無一



所以, 退而求其次的境界是, 只要講得夠精采就好

投影片簡陋一點, 或者乾脆不要投影片

這樣也算是不錯的了

但無論如何, 一場簡報到底是不是真的夠精采

關鍵還是在簡報者的技巧, 也就是說 "人" 才是主角

投影片只是工具, 而且是輔助的工具



再次一級的, 就是剛好有點美術排版天份, 邏輯也夠清楚的人

可以編出一份既花團錦簇又條理分明的投影片

雖然表達能力可能不是很強, 也可能是經驗不夠或容易怯場

但是因為事前準備充份規劃得當, 用時間換取空間

臨場時只要照表操課﹑看圖說故事

往往也能得到不錯的結果

但是畢竟因為缺乏簡報技巧, 因此臨場反應能力不足

如果遇到投影片出錯或是觀眾臨時提問, 就很容易自亂陣腳



所以大概可以這麼說:
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第一流的簡報是舞台劇, 雖然是現場但是背後有純熟的經驗和技巧為底, 必須完美無缺絕不容許出錯

第二流的簡報是現場轉播, 隨時可能出狀況, 得靠臨場反應隨時調整

第三流的簡報就是電視影集, 完全靠前置後製作業粉飾一切
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至於差的投影片配上差的簡報者, 根本只是不入流的地雷災難片了



因為人類的時間寶貴生命有限, 所以簡報最根本的精神就是

在最短的時間裡設法讓聽眾或觀眾獲得最重要的資訊, 而且要印象深刻

廣告其實就是最常見最典型的簡報

在短短幾十秒內要讓觀眾記住並接受這項產品, 真的不是件容易的事



簡報不論對教授﹑學生﹑業務員﹑工程師等各種職業來說都是不可或缺的技巧

即使你懂得再多﹑做得再好﹑功能再多﹑性能再強, 若是客戶不知道不了解

那麼再多的努力也都跟沒有一樣

再厲害的教授, 得過再多獎, 若是講課學生聽不懂, 對學生來說就是毫無價值

學生把專題做得再好再精彩, 要是報告的時候教授聽不懂, 想拿高分也很難

不管產品多有效率多麼物美價廉, 要是無法把優點傳達給顧客, 也不可能賣得出去



其實上面提到的四種簡報我都看過不少實例

因此對於現代人不重視簡報的程度深感可惜

尤其在國際型的研討會上, 受到語言限制的關係

第四類的地雷災難片更是隨處可見

最典型的例子就是日本人的簡報

因為日本人的英文程度普遍較差, 所以為了保險起見

有人就把簡報內容直接寫成講稿, 然後全部打在投影片上

上台之後就一頁一頁把講稿唸過一遍, 念完鞠躬下台就算報完了

我第一次看到這種照本宣科的簡報方式時, 簡直下巴都要掉下來

那份投影片固然對聽眾而言非常重要 (不看根本聽不懂日本腔的英文)

對簡報者似乎還更重要一點, 要是沒有投影片他大概就什麼都不會講了

遺憾的是在國內的校園裏也常常看到這種簡報模式

同樣的東西我已經看完一遍, 還要等你唸完一遍, 這樣有什麼意義呢?

這充其量只是個服務盲胞的讀稿機, 不能叫簡報吧?



但日本人也是有簡報報得非常好的

我曾經聽過 MIT Media Lab 的 John Maeda 前田教授的一場演講

自己準備投影片, 雖然內容簡單但是絕不簡陋

高解析度的照片與極簡風的美術風格

搭配他風趣幽默的演講內容實在非常精采

不過他是日裔美國人, 英文本來就講得好, 又算是個天才

而且 Media Lab 本來就在搞媒體, 所以報得好似乎也是理所當然?



根據我的觀察

像 Maeda 這樣第一流的簡報者常遊走於整個舞台之上, 談笑風生輕鬆掌控全場, 這需要高度的自信

第二類的簡報者則傾向在幾個定點之間移動, 尤其是講台後電腦前, 以及講台中的螢幕旁

第三類的簡報者固定躲在講台之後, 甚至是在燈關掉之後的陰影中, 只見其聲不見其人

第四類的簡報者嘛....who cares?



至於我自己, 自從進入研究所時開始用 PowerPoint 之後

我就一直是上面分類中的第三種簡報者

雖然不擅言詞, 既不風趣幽默也不會搞笑

但是至少我可以用 PowerPoint 的聲光效果來轉移觀眾的注意力

當大家專注於投影片內容時, 我就可以化身為旁白般不重要的第三者角色

把自己抽離 "講者-觀眾" 的直接關係, 藉以減低自己的不安與緊張

同時有投影片當後盾, 至少可以看圖說故事, 就不用擔心頭腦空白或是忘詞

我並不認為這是個好的簡報方式, 但它常常很有用

至少可以維持一個最低標準的表現



所以, 我想這樣的簡報方式對多數不擅於表達的簡報者而言, 或許是個可以嘗試改變的方向

好的簡報者需要天份, 而天份無法教也學不來

但引人注意的投影片卻可以用技術來堆砌, 而且技術是可以教可以學的

這就是我開這個 topic 的主要用意 - 你不能學簡報, 總可以學投影片吧!

我不懂怎樣做出一場精采的簡報, 但靠著華而不實的投影片也唬倒過不少人

如果這份唬人的技術可以讓來這裡逛的朋友得到一點觸發

從而使簡報技巧有所精進的話, 我就覺得很滿足了



Presentation is everything!


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作者: merwkbkhwq
  (2010-06-06 20:02)
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